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Kurz gesagt
- Jeden Mangel in ein schriftliches, von beiden Seiten bestätigtes Protokoll aufnehmen.
- Jeden Mangel mit sichtbarem Datum fotografieren und die Fotos sicher aufbewahren.
- Für jede Nachbesserung eine konkrete Frist vereinbaren und mit der Schlusszahlung verknüpfen.
Warum ein mündliches Gespräch nicht reicht
Einen Mangel nur mündlich zu rügen, so deutlich es im Moment ist, hinterlässt nichts, worauf man sich später berufen kann, wenn die Nachbesserung ausbleibt oder sich beide Seiten unterschiedlich erinnern. Ein schriftliches Abnahmeprotokoll mit Mängelliste, von beiden Seiten unterschrieben oder bestätigt, beseitigt diese Unklarheit. Bekannte Mängel sollten bei der Abnahme unbedingt vorbehalten werden.
Datierte Fotos von jedem Mangel
Jeden Mangel mit sichtbarem Datum zu fotografieren (die meisten Handys speichern es automatisch in der Datei) und wenn möglich mit einem Gegenstand als Größenvergleich, schafft einen später kaum bestreitbaren Nachweis. Bewahren Sie die Fotos getrennt auf, nicht nur in einem Chatverlauf, der mit der Zeit verloren gehen kann.
Eine klare Frist für jede Nachbesserung
Zu jedem festgehaltenen Mangel gehört eine konkrete, mit dem Auftragnehmer vereinbarte Frist zur Nachbesserung, nicht nur ein allgemeines „wird erledigt“. Eine genaue schriftliche Frist gibt einen klaren Bezugspunkt, um später zu prüfen, ob die Nachbesserung rechtzeitig oder überhaupt erfolgt ist.
Die Verbindung zur Schlusszahlung
Eine sorgfältige Mängeldokumentation wirkt am stärksten, wenn sie mit der Zahlung verknüpft ist – ein Teil der Schlusszahlung kann bis zur vollständigen Beseitigung ausdrücklich einbehalten werden (in Deutschland in der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten). Dieses Gespräch ist auf Grundlage einer schriftlichen, bebilderten Liste viel leichter als mit einem allgemeinen Gefühl der Unzufriedenheit.